El certificado de defunción es el documento oficial que demuestra que una persona ha fallecido, y es el primero que vas a necesitar para casi todo lo demás: bancos, Seguridad Social, notaría, seguros, compañías de luz o de teléfono. Lo emite el Registro Civil y, según las fuentes oficiales y los bancos consultados, pedirlo no cuesta nada.
Lo que sí conviene es hacerlo bien a la primera: saber qué tipo de certificado pedir, por qué vía y cuántas copias. Es un paso más dentro de la guía de qué hacer cuando fallece un familiar, y con él en la mano ya puedes empezar con el resto.
Qué es el certificado de defunción y para qué sirve
Es la copia oficial de la inscripción de la defunción en el Registro Civil. Recoge los datos de la persona fallecida, la fecha y el lugar del fallecimiento. No es lo mismo que el certificado médico de defunción, que es el papel que firma el médico en el momento de la muerte y sirve para que se pueda inscribir el fallecimiento. Primero se firma el médico; después se inscribe en el Registro Civil; y solo entonces se puede pedir el certificado de defunción.
Sirve para demostrar el fallecimiento ante cualquier organismo. En una herencia se pide, por ejemplo, para solicitar el certificado de últimas voluntades, para la declaración de herederos y para comunicar el fallecimiento a los bancos y a la Seguridad Social.
Tipos de certificado de defunción: literal, extracto y negativo
Al pedirlo tendrás que elegir el tipo, y conviene saber la diferencia:
- Literal: es una copia completa de la inscripción, con todos los datos del fallecido y del fallecimiento.
- En extracto: es un resumen de esa información. Hay una versión ordinaria, una bilingüe y una internacional o plurilingüe, esta última pensada para trámites en el extranjero.
- Negativo: no sirve para una herencia. Acredita justo lo contrario, que en ese Registro Civil no consta inscrita una defunción.
Para los trámites de una herencia lo más seguro es pedir el literal, porque algunas entidades no aceptan el extracto. Si dudas, pregunta al banco o a la notaría cuál te piden antes de pedirlo; así evitas repetir el trámite.
Cómo pedir el certificado de defunción paso a paso
Se puede pedir por tres vías. Antes de nada, ten a mano el nombre y apellidos del fallecido y la fecha y el lugar del fallecimiento.
Por internet, en la sede del Ministerio de Justicia
Es la vía más cómoda. En la sede electrónica del Ministerio de Justicia (sede.mjusticia.gob.es) buscas «Certificado de defunción» y rellenas la solicitud: el Registro Civil donde se inscribió, los datos del fallecido, el tipo de certificado y el número de copias. Con Cl@ve o certificado digital, según las fuentes consultadas, puedes descargarlo en PDF casi al momento. También existe una vía sin certificado digital, pero entonces se indica cómo quieres recibirlo, por correo o para recogerlo, y tarda más.
En persona, en el Registro Civil
Suele hacer falta cita previa, así que no vayas sin pedirla antes. Lleva tu DNI y los datos del fallecido. En los registros ya digitalizados te lo pueden dar en el momento.
Por correo
Se envía la solicitud al Registro Civil correspondiente indicando la dirección donde quieres recibirlo. Es la más lenta; según una de las fuentes consultadas, lo habitual es recibirlo en unos diez días, pero depende del registro.
| Vía | Qué necesitas | Cómo lo recibes |
|---|---|---|
| Internet con Cl@ve o certificado digital | Identificarte y los datos del fallecido | PDF casi inmediato |
| Internet sin certificado digital | Los datos del fallecido | Por correo o para recoger |
| En persona | Cita previa, tu DNI y los datos del fallecido | Normalmente en el momento |
| Por correo | Solicitud con tus datos y los del fallecido | Por correo postal, unos días |
Quién puede pedirlo y cuánto cuesta
En general, cualquier persona que conozca los datos del fallecido y tenga un interés legítimo puede solicitarlo, sin que sea imprescindible ser heredero. Según BBVA y otras fuentes consultadas, en el Registro Civil no tiene coste, ya sea en persona, por correo o por internet. Desconfía de las páginas que cobran por tramitártelo: no hace falta pagar a nadie, y conviene confirmar siempre en la sede oficial que sigue siendo gratuito.
Cuántas copias del certificado de defunción necesitas
Pide varias desde el principio, porque muchas entidades se quedan con el original o piden uno propio. Un cálculo razonable, que no es una cifra oficial, es contar una copia por cada organismo al que vayas a acudir y sumar una o dos de reserva.
Ejemplo
Este es un caso inventado. Supón que fallece el padre de Ana, que tenía una cuenta en un banco, una pensión, un seguro de decesos y un piso. Ana necesita una copia para el banco, otra para la Seguridad Social, otra para la aseguradora, otra para la notaría y otra para el ayuntamiento o el registro de la propiedad. Con cinco copias iniciales más dos de reserva, pedir siete en una sola solicitud le ahorra volver a hacer cola o solicitudes más adelante.
La lista de lo que te piden en cada sitio está en documentos para tramitar una herencia.
Errores frecuentes al pedir el certificado de defunción
- Pedir el extracto cuando la entidad exige el literal.
- Pedirlo antes de que el fallecimiento esté inscrito: hasta que no se inscribe, no se puede expedir.
- Pagar a una página privada que cobra por un trámite gratuito.
- Pedir pocas copias y tener que repetir la solicitud.
- Confundirlo con el certificado de últimas voluntades, que se pide a otro organismo y no se puede solicitar hasta que pasen 15 días hábiles.
Si el fallecimiento fue en el extranjero
Si la persona falleció fuera de España y no se inscribió en un Registro Civil español ni en un consulado, para los trámites en España habrá que aportar el certificado de defunción original del país donde ocurrió, legalizado o con apostilla de La Haya y traducido. Entre países de la Unión Europea se puede usar el certificado europeo estándar. Si sí se inscribió en un consulado, se pide en el Registro Civil correspondiente como cualquier otro.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda en estar listo el certificado de defunción?
Depende de la vía. Por internet con Cl@ve o certificado digital puede ser casi inmediato, en persona suele entregarse en el momento si el registro está digitalizado y por correo pueden pasar varios días. Si la defunción acaba de ocurrir, antes tiene que estar inscrita en el Registro Civil.
¿Tiene fecha de caducidad?
Para la mayoría de trámites no hay una caducidad general, pero algunas entidades piden que el certificado sea reciente. Pregunta en cada sitio y, si te piden uno nuevo, vuelve a solicitarlo.
¿Puedo pedirlo si no soy familiar directo?
En general se puede pedir si conoces los datos del fallecido y tienes un interés legítimo, como un heredero, un familiar o quien gestiona los trámites. Hay excepciones previstas por la ley, así que si te lo deniegan, pregunta en el Registro Civil.
¿Hace falta el certificado de defunción para pedir el de últimas voluntades?
No siempre. Si los datos del fallecimiento están disponibles de forma electrónica, basta con el número de DNI del fallecido. Hace falta el certificado en papel en fallecimientos anteriores al 2 de abril de 2009 o inscritos en un juzgado de paz que no esté informatizado.
En resumen, el certificado de defunción se pide en el Registro Civil, por internet o en persona, es gratuito y conviene pedirlo literal y en varias copias para no repetir el trámite en cada gestión de la herencia.
Última revisión: 6 de noviembre de 2026.
Nota: Sobre esta página: información general, no es asesoramiento legal. Cita la normativa del Registro Civil, que puede cambiar, y los procedimientos varían según el Registro Civil y la comunidad autónoma. Confirma siempre el coste y los requisitos en la sede oficial antes de pedirlo.
Fuentes consultadas (todas el 6 de noviembre de 2026):
- Sede electrónica del Ministerio de Justicia: certificado de defunción
- Gobierno de La Rioja, Registro Civil: certificado de defunción
- Junta de Andalucía: trámites tras un fallecimiento (PDF)
- Sucesiones: información general (administracion.gob.es)
- BBVA: qué es el certificado de defunción y cómo se solicita